Reporte avance — PdC F-002-2022 · ETFA 013-01- SILOB LABORATORIO PUERTO MONTT

Modificar Procedimiento de Sistema “Flujo de Operaciones del Laboratorio” “PS14”, incluyendo un ítems relacionado a cotización e Informes de Ensayos SMA, sólo se deben reportar Parámetros Autorizados por dicha entidad fiscalizadora (uso del documento ASL-001). El objetivo es establecer en el documento, la prohibición de reportar ensayos no autorizados por la SMA, a excepción de parámetros que no estén autorizados ni acreditado, en tal caso, lo puede realizar Silob Chile. Nota: En el transcurso de espera de la aprobación del PDC el PS14 sufrió cambios en su revisión, por lo que se actualiza la acción y se adjunta la documentación actual.

Se realiza una serie de actualizaciones en el PS14 Flujo de operaciones, estas actualizaciones se relacionan a la no conformidad y la aplicación de los requisitos establecidos en las Resoluciones exentas publicadas por la entidad el 18 de abril del 2022 En el punto 4 Bitácora de actualización, se pueden apreciar el resumen de los cambios realizados en el documentos desde la revisión 66 (emitido el 25.01.2022) a la revisión vigente 68 (emitida el 05.05.2022). Por otra parte se realiza la solicitud de confirmación por parte del personal con grado de jefatura involucrado con el ETFA Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de emisión del primer cambio al PS14 revisión 66. Fecha de termino: Corresponde a la fecha en donde se recibió el ultimo mail por parte del personal confirmando los cambios en el PS14 revisión 68 Nota: Se declara que el PS14 Flujo de operaciones revisión 68 a la fecha se encuentra vigente y no presenta cambios.

Ingresar al sistema de Gestión la Nueva revisión del Procedimiento de Sistema PS14 Flujo de Operaciones del Laboratorio y publicar el documento a todo el personal de la ETFA. Nota: En el transcurso de espera de la aprobación del PDC el PS14 sufrió cambios en su revisión, por lo que se actualiza la acción y se adjunta la documentación actual.

Se realiza el control de documento en donde se solicita la firma de aprobación de: persona que lo emite Jaime Lobos P (Jefe de calidad) y persona que aprueba Alexandra Lobos (Gerente de calidad) y se procede a timbrar con la palabra "Controlado". Luego se ingresa el PS14 Flujo de operaciones revisión 68 al sistema RS01.1 Lista maestra en donde se detalla la revisión, fecha de emisión, usuario/cargo y fecha de entrega del documento Con respecto a la publicación del documento al personal, se entrega el documento físico y se realiza una toma de conocimiento en donde se explican todos los puntos cambiados, se considero en esta ocasión las revisiones 66, 67 y 68 Fecha de inicio y termino: Corresponde a la fecha en donde se realizo lo indicado anteriormente.

Realización de Capacitación al personal del ETFA, con los cambios generados en el Procedimiento PS14 Flujo de Operaciones del Laboratorio. Revisión Nº66 y 67*, Decreto Supremo Nº38/2013 Artículo 15 “Obligaciones” y la actualización del Lims Ripit restricciones para cargar los parámetros de ensayo. *En el transcurso de espera de la aprobación del PdC el PS14 sufrió cambios en su revisión, por lo que la capacitación considero las dos versiones.

Se realiza la actualización del PCI-2022 y se incorpora la solicitud de realizar una capacitación anual en donde se consideren los documentos de la SMA que nos rige como entidad ETFA, en esta versión también se considera la capacitación realizada al personal con los cambios realizados en el PS14 Revisión 66 y 67. Con la capacitación se solicita al personal asistente firmen el registro RS10.3 Registro de capacitación, aquí se detalla toda la información relacionada a la capacitación. Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en donde se realizo la primera capacitación indicada en la primera versión del PDC Fecha de termino: Corresponde a la fecha en donde se realizo la actualización del PCI-2022 programa de capacitación interna de Silob en donde se considera la capacitación realizada en marzo y la solicitud de SMA de programar al menos una capacitación anual.

Ingresar al sistema de Gestión la Nueva revisión del Programa de Capacitación Interno “PCI-2022” y publicar el documento a la jefatura de cada área y a todo el personal responsable de dictar curso. * PCI-2022 cambia de versión post observaciones surgidas en la revisión del PdC

Se envia PCI-2022 a jefaturas de áreas y personal responsable de dictar los cursos para su revisión, el personal envía mail con respuesta confirmando los cambios. Posterior a eso se realiza el control del documento y se solicita la firma al personal que emite y aprueba el documento Jaime Lobos P/Alexandra Lobos. Se realiza el ingreso efectivo del documento en el sistema de gestión y se publica al personal tanto vía mail como en físico. Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en donde se realizo el cambio del documento PCI-2022 Fecha de termino: Corresponde al ultimo correo recepcionado como "Acuso recibo" de la publicación del documento PCI-2022

Implementación de restricción en el ingreso de los parámetros para generar los Informes de Ensayo SMA, sólo pueden estar cargados los parámetros autorizados por dicho organismo, actividad solicitada al administrador de Ripit. El objetivo es establecer la prohibición de reportar ensayos no autorizados por la SMA, a excepción de parámetros que no estén autorizados ni acreditado por otro Laboratorio, en tal caso, Silob Chile los puede realizar, para esto, se requiere que el Area de Calidad tenga la facultad de aprobar parámetros fuera de la acreditación siempre y cuando cumplan con lo indicado anteriormente, el Encargado de Laboratorio o subrogante debe evidenciar esto por medio de correo electrónico.

Se solicita a soporte de Ripit la restricción de poder cargar parámetros no autorizados por SMA a todo servicio solicitado bajo regimen ETFA, considerando botón de autorización en los casos que no exista ETFA autorizada. Con fecha 26.01.2022 soporte confirma la parametrización de lo solicitado. Fecha de inicio: Fecha en la cual se da inicio a la solicitud de parametrizar restricción Fecha de termino: Corresponde a la fecha en donde soporte confirma que la parametrización se encuentra lista Nota: se adjunta evidencia de la aplicación fuera de la fecha de inicio y termino de la acción.

Reporte de actividades ETFA realizadas por el laboratorio a la Superintendencia a través del sistema SPDC

Se realiza el resumen de las actividades desde la aprobación del PDC El documento incluye Número de ingreso, Fecha de muestreo, Muestreadores, Inspector ambiental responsable de la actividad Terreno/Laboratorio, Identificación de la muestra, Matriz, Submuestra, Parámetro, Método, fecha de inicio, hora de inicio

Desarrollar Capacitación al personal del ETFA, en donde se incluya DS38/2013, RESOL. Ex. 18/2016 y las resoluciones posteriores que modifican y/o amplían la autorización, RESOL. Ex. 573/574/575 del 2022 y como se aplican en el laboratorio. Se establece en PCI-2022 que la capacitación será impartida semestralmente y siempre que ingrese personal nuevo al ETFA. Capacitación de carácter obligatorio para todo el personal ETFA. En caso de Ausencia del Personal a la capacitación se reprograma la actividad.

Se realizan capacitaciones al personal ETFA el 19 y 30 de mayo (correspondiente al primer semestre del año 2022), el temario incluye: DS38/2013 Reglamento de entidades técnicas de fiscalización ambiental de la superintendencia del medio ambiente. Resol Ex. 18/2016 Autorización como entidad técnica de fiscalización ambiental a Silob Laboratorio Puerto Montt Ltda. en los alcances que indica Resol Ex. 573 Instrucciones de carácter general para la operatividad del reglamento de las entidades técnicas de fiscalización ambiental (ETFA), para titulares de instrumentos de carácter ambiental. Resol Ex. 574 Instrucciones de carácter general para la operatividad general de las entidades técnicas de fiscalización ambiental e inspectores ambientales y revoca resolución que indica. Resol Ex. 575 Instrucciones de carácter general que establece los requisitos para la autorización de las entidades técnicas de fiscalización ambiental e inspectores ambientales y revoca resolución que indica Aplicación de los requisitos en Silob Nota: Se indican en el RS10.3 Registro de capacitación como IA a Leonardo Ramírez, Rodrigo Bernal y Pedro Morales. Estos dejaron de ser IA con la aplicación de las Resoluciones exentas 573, 574 y 575. Debido a esto los responsables vigentes de las actividades en terreno son: Jorge Peñaloza, Sebastián Novoa y Luis Iturra. Para Responsables vigentes de las actividades en el laboratorio son: Silvia Díaz e Isabel Espinoza. La siguiente capacitación correspondiente al segundo semestre del año se realizara durante la semana del 24 de octubre del 2022, esto se encuentra programado en el PCI-2022 Programa de capacitación interna 2022 Rev3. Se adjunta ingreso efectivo al sistema de gestión. Observación: Todas las notas correspondientes a la capacitación de mayo 2022 se encuentran sobre 4.0.

Establecer desde la cotización, si la actividad solicitada será presentada al Organismo Fiscalizador (SMA). Además incluir la siguiente frase: “Es responsabilidad del cliente reportar de forma correcta el informe de ensayo generado por Silob mas el de los análisis subcontratados –cuando aplique- junto con los anexos, frente a la Entidad fiscalizadora” Acción tomada debido a Resolución exenta N°679 29.04.2020

Los documentos asociados al proceso de cotización de servicios son: - RS13.1 Registro de revisión de solicitudes, ofertas y contratos Revisión 7 emitido el 05.05.2020 (este se encuentra actualizado debido a las acciones tomadas por la resolución exenta N°678 del 29.04.2020) - COT-001 Cotización muestreo y análisis de aguas Revisión 9 emitido el 01.04.2022. Se realiza el ingreso de los documentos en el sistema de gestión RS01.1 Lista maestra y se procede a realizar la publicación efectiva al personal que aplica. Se realiza toma de conocimiento indicando los cambios realizados para confirmar su comprensión por parte del personal Nota: Se adjunta evidencia del uso de los registros actualizados 00495-AG-2022 Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en la cual se actualizo el registro RS13.1 Fecha de termino: Corresponde a la fecha en la que el personal firma conforme la información recibida en la Toma de conocimiento

Indicar al personal que cada vez que se recepcione una solicitud de Cotización, el personal encargado, es responsable de recabar toda la información del cliente para generar la cotización, como por ejemplo si es requerimiento por SMA. Dicha información se puede confirmar en la página web del SEIA Acción tomada debido a Resolución exenta N°939 04.06.2020

Se realiza toma de conocimiento al personal en donde se consideran los cambios realizados desde el 2020 a la fecha: RS13.1 Revisión 7 Versión vigente COT-001 Revisión 9 Versión vigente

Solicitar a Lims Ripit la incorporación de frase en todos los formatos de informes que no sean SMA con el objetivo de resguardo ante el mal uso del informe por parte del cliente Ingresar en sistema y publicar nuevas versiones de los informes de ensayo al personal designado por el Laboratorio (Encargado de Laboratorio Química, Supervisor Química Agua (IA), Coordinador de Muestreo de Agua, Supervisores de Muestreo de Agua, Secretaria Técnico, Secretaria de Adquisiciones, Gerente de Calidad, Jefe de Calidad y Supervisor de Calidad)

Si bien la acción se encuentra con fecha de inicio 19.01.2022 y termino 02.02.2022, las modificaciones en los registros indicados (RS14.14, RS14.15, RS14.16 y RS14.17) fueron realizados y publicados al personal con fecha 01.02.2022; los registros sufrieron cambios durante el proceso de revisión, cambios y aprobación del PDC (Enero-Agosto 2022) ya que SMA realizo la publicación de las resoluciones que nos rigen como ETFA en donde se incluyeron nuevos requisitos que aplicaban en el informe. Debido a lo indicado anteriormente se adjunta tanto la evidencia de lo realizado en Febrero del 2022 y Julio 2022 esta ultima fecha corresponde al ultimo cambio en donde se actualizaron los informar para dar cumplimiento a las nuevas resoluciones de la SMA (Informes vigentes a la fecha)

Ingresar y publicar al personal correspondiente el documento LLISMA-001 Acción tomada debido a Resolución exenta N°939 04.06.2020

El documento LLISMA-001 fue generado por las acciones correctivas generadas por la Resolución exenta N°939 del 04.06.2020 pero debido a los cambios realizados por las resoluciones que establecen los requisitos que deben cumplir los ETFAS el documento se actualizo con fecha 07.05.2022. Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en la que se actualizo el documento LLISMA-001 Fecha de termino: Corresponde a la fecha en la que se publico efectivamente al personal

Ingresar en sistema y publicar nuevas versiones de los documentos ONS-001 y RS10.05 al personal involucrado.

Se realiza actualización de los documentos indicados: ONS-001 Organigrama nominal de Silob RS10.5 Registro autorización del personal el cual considera el área de muestreo de aguas, suelos, sedimentos y lodos. Los cambios fueron realizados en mayo del 2022 por lo que se adjunta versión de esa época pero a la fecha dichos documentos fueron actualizados, estos serán adjuntados en la acción N°15 ya que corresponde a un reporte mensual

Actualiza documento LLISMA-001 como una ayuda de memoria en donde se incluya información mínima que se requiere en cotización para muestreos SMA y el contenido mínimo para los informes de ensayo según SMA Acción tomada debido a Resolución exenta N°939 04.06.2020

El documento LLISMA-001 fue generado por las acciones correctivas generadas por la Resolución exenta N°939 del 04.06.2020 pero debido a los cambios realizados por las resoluciones que establecen los requisitos que deben cumplir los ETFAS el documento se actualizo con fecha 07.05.2022. Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en la que se actualizo el documento LLISMA-001 Fecha de termino: Corresponde a la fecha en la que se publico efectivamente al personal

Se ingresa en el sistema de gestión y se publica al personal involucrado en el proceso de emitir y aprobar solicitudes, ofertas y contratos, la nueva versión de los documentos COT-001 y RS13.1 (Alexandra Lobos, Jaime Lobos, Jaime Lobos Pessini, Veronica Pinochet, Mónica Toledo, Silvia Díaz, Jorge Peñaloza, Luis Iturra, Dafne Villegas. Marcela Ruz, Karen Huenuhueque y Carlos Rojas) Acción tomada debido a Resolución exenta N°939 04.06.2020 Nota: La evidencia adjuntada es correspondiente a los documentos vigentes en la actualidad, esto se debe a que el documento COT-001 sufrió cambios desde junio del 2020 a la fecha

Los documentos asociados al proceso de cotización de servicios son: - RS13.1 Registro de revisión de solicitudes, ofertas y contratos Revisión 7 emitido el 05.05.2020 (este se encuentra actualizado debido a las acciones tomadas por la resolución exenta N°678 del 29.04.2020) - COT-001 Cotización muestreo y análisis de aguas Revisión 9 emitido el 01.04.2022. Se realiza el ingreso de los documentos en el sistema de gestión RS01.1 Lista maestra y se procede a realizar la publicación efectiva al personal que aplica. Se realiza toma de conocimiento indicando los cambios realizados para confirmar su comprensión por parte del personal Nota: Se adjunta evidencia del uso de los registros actualizados 00495-AG-2022 Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en la cual se actualizo el registro RS13.1 Fecha de termino: Corresponde a la fecha en la que el personal firma conforme la información recibida en la Toma de conocimiento

Indicar claramente al personal autorizado para la realización de actividades ante la SMA en documentos del sistema.

Desde mayo 2022 hasta septiembre 2022, no se presento cambio en el personal, debido a esto no se actualizaron los documentos involucrados en la acción. En octubre se actualizaron debido a cambios en el personal. RS10.5 Registro de autorización al personal muestreo ONS-001 Organigrama nominal Silob Rev116

Informar a la Superintendencia del Medio Ambiente, los reportes y medios de verificación que acrediten la ejecución de las acciones comprendidas en el PdC a través de los sistemas digitales que la SMA disponga al efecto para implementar el SPDC. Dichos medios de verificación consistirán en fotografías fechadas y georreferenciadas, boletas y/o facturas y órdenes de servicio de la ejecución de todas las acciones y medidas comprometidas, así como también comprobantes de gastos que acrediten los costos incurridos en contexto de la ejecución de la acción como de servicios de instalación o similares, de todas las acciones y medidas comprometidas en el Programa de Cumplimiento

Debido a que las acciones ingresadas en el Programa de cumplimiento son de aplicación mediante la gestión del personal interno de Silob, no se necesito la contratación de un servicio externo. A modo de respaldo se elaboro carta aclaratoria. Considerando que el PDC se encuentra en proceso, la Acción no se da por finalizada ya que puede existir el caso de que se requiera incurrir en gastos para la ejecución de las acciones restantes. Fecha inicio efectivo de la acción: Corresponde a la fecha de aprobación del PDC periodo en el cual son consideradas las acciones por ejecutar.