Reporte final — PdC F-022-2019 · ETFA 017-01- CENTRO DE ECOLOGÍA APLICADA

Elaboración y difusión del “Protocolo de Control de Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental CEA” con el objeto de reforzar el cumplimiento de los deberes administrativos de una ETFA, en especial el deber general de informar a la SMA los cambios que incidan en su autorización.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte FInal, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. La acción que se reporta se ha cumplido mediante la elaboración, revisión y aprobación del “Protocolo para la Verificación de Cumplimiento de Requisitos y Operatividad como Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental” (PGL-24), el que quedó aprobado en su versión definitiva el 4 de noviembre de 2019, incorporando los mecanismos de control que aseguren el cumplimiento de los deberes de la ETFA y las siguientes obligaciones : - Obligación del personal de conocer y cumplir los deberes de una ETFA, especialmente el deber de informar a la SMA los cambios relevantes que incidan en su autorización, tales como domicilio, representante, personal, entre otros. - Obligación del equipo directivo de supervisar el correcto cumplimiento de los deberes de la ETFA, especialmente aquellos de carácter administrativo como el deber de informar cambios relevantes que incidan en su autorización tales como domicilio, representante, personal, entre otros. - Obligación del equipo directivo de asegurar que el personal de la ETFA conoce y comprende adecuadamente las obligaciones de una ETFA. Asimismo se hizo entrega de una copia del Protocolo al personal que trabaja en la ETFA con fecha 6 de noviembre de 2019.

Desarrollar una capacitación sobre el marco normativo, los deberes administrativos y el funcionamiento de las ETFA, con el objeto de asegurar que el personal de la ETFA conozca y comprenda adecuadamente las obligaciones de una ETFA.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte FInal, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. La acción se ha cumplido mediante la realización con fecha 2 de diciembre de 2019, de una jornada formativa para el 100% del personal que se desempeña en la ETFA, cuyo listado se adjuntó en el Reporte de Avance N° 1, del mes de noviembre. En dicha jornada se revisó el marco normativo que rige a las ETFA, con énfasis en las obligaciones que deben cumplir, conforme dan cuenta los medios de verificación que se adjuntan. Por otra parte se informa que no ha ingresado nuevo personal a la ETFA con posterioridad a dicha jornada por lo que no se ha requerido realizar jornadas adicionales.

Elaboración y difusión del “Protocolo de Control de Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental CEA” incorporando mecanismos de control para asegurar que las actividades que realiza la ETFA directamente o a través de terceros, se encuentren dentro de los alcances autorizados por la SMA.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte Final, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. Durante el período que se reporta se elaboró, revisó y aprobó el “Protocolo para la Verificación de Cumplimiento de Requisitos y Operatividad como Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental” (PGL-24), el que quedó aprobado en su versión definitiva el 4 de noviembre de 2019, incorporando los siguientes mecanismos de control para aquellas actividades que realice en la ejecución de labores de ETFA, es decir, cuando la información que se genere va a ser materia del cumplimiento de obligaciones de competencia de la SMA: - Inclusión del compromiso de la ETFA de abstenerse de realizar actividades que se encuentren fuera de los alcances autorizados por la SMA, tanto en actividades propias como las que solicite a terceros. - Obligación de incluir en las comunicaciones con los clientes el compromiso de la ETFA de que ejecutará solo las actividades para cuyo alcance cuenta con autorización de la SMA, sea que ejecute directamente o a través de terceros. - Proceso interno de verificación por las áreas comercial y técnica, que la actividad solicitada se encuentra autorizada por la SMA, desde el ingreso de la orden de compra hasta la elaboración del informe de ensayo, tanto si las realiza directamente como si las encarga a terceros. - Obligación del equipo directivo de supervisar que las actividades que ejecuta la ETFA directamente o a través de terceros, corresponden a las autorizadas por la SMA. Asimismo, con fecha 6 de noviembre de 2019 se hizo entrega de la copia del Protocolo referido al personal de la ETFA, según dan cuenta las actas de entrega denominadas Toma de Conocimiento (FL-195B) que se adjuntan, y que comprenden a 27 personas.

Creación e implementación de una herramienta digital de control que asegure que las actividades realizadas por la ETFA, directamente o a través de terceros, se encuentran dentro de los alcances autorizados por la SMA.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte Final, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. Se ha dado cumplimiento a la acción que se reporta mediante el diseño e implementación de una herramienta digital que verificará que las actividades de muestreo, medición y análisis que realiza la ETFA, directamente o a través de terceros, se encuentran dentro de los alcances autorizados, y que permita contar con una plantilla controlada para emitir los reportes que correspondan. Este sistema es utilizado para asegurar que los requerimientos como Entidad Técnica de Fiscalización Ambiental (ETFA) solicitados por el cliente se encuentren autorizados previo a la aceptación de un servicio. Es una herramienta generada en la aplicación Excel denominada Solicitud de Servicio Interna. La herramienta fue diseñada e implementada con capacidades internas del laboratorio, utilizando fórmulas, formatos condicionales y validación de datos con el fin de generar un sistema de alerta frente a la detección de un parámetro o actividad que no se encuentre autorizada por la Superintendencia del Medio Ambiente. De esta manera se aceptarán solicitudes de requerimientos como ETFA solo en caso de parámetros y actividades dentro del alcance autorizado por la SMA.

Capacitación complementaria a la Acción N° 3, sobre marco normativo de las ETFA, con el objeto de asegurar que el personal de la ETFA conozca y comprenda adecuadamente la obligación de ejercer sus actividades según el alcance de su autorización.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte Final, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. Durante el período que se reporta se realizó una jornada formativa en cumplimiento de la Acción N° 3, en la que se incluyeron de manera complementaria las materias referentes al alcance de la autorización de la ETFA, de acuerdo con lo comprometido en la Acción N° 7. Dicha formación fue para todo el personal que se desempeña en la ETFA, y fue realizada por los relatores Sra. Marie Claude Plumer y Sr. Maximiliano Molina, cuyo programa, presentación y antecedentes se adjuntaron como medio verificador en el Reporte de Avance N° 2. Dicha actividad se realizó con fecha 2 de diciembre de 2019, a la que asistieron 27 personas, según da cuenta el registro de asistencia que se adjunta. Asimismo, se informa que, dado que no ingresó nuevo personal en el período reportado, no fue necesario ejecutar jornadas adicionales de capacitación.

Contratación de un profesional que ejercerá el cargo de Jefe de Área de Gestión y Calidad, cuyo objetivo es asegurar la ejecución de los procesos y actividades conforme se encuentra definido por el laboratorio, en función del cumplimiento normativo y reglamentario aplicables, así como mantener los procesos internos actualizados según la normativa y reglamentación vigente.

Esta acción se reporta en esta sección (Acciones Períodos Anteriores) aunque no está atrasada, debido a que no estaba habilitada en el portal acciones del período, aunque el PdC aprobado y validado por la SMA contempla el envío de medios verificadores en el Reporte Final, por lo que se hace presente que se encuentra dentro del plazo para reportar. La acción comprometida se ha cumplido mediante el desarrollo del proceso de selección, el que a través de una serie de pasos permitió concluir con la contratación del profesional que desempeñará en el cargo de Jefe de Área de Gestión y Calidad, conforme se detalló en Informe de Cumplimiento y los anexos, que se adjuntaron en Reporte de Avance N° 1