Reporte inicial — PdC F-087-2021 · ETFA 010-03- CESMEC S.A SEDE IQUIQUE

Emisión y aplicación del “Formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA”, rev.00, actualización de cotizaciones ETFA y notas comerciales

Para cumplir con un formulario generado e implementado, actualización de cotizaciones y archivo como material de apoyo, se realizaron las siguientes actividades: 1- Generar Formulario ETFA-Titulares rev.00. Debido a fiscalización de la SMA, se genera formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA. 2.- Reunión ETFA. Se realiza reunión con jefaturas, asistente comercial, administrador de contrato y asiste emisión de informes, para comunicar la emisión de formulario. 3.- Revisión Formulario ETFA. Se envía e-mail a jefaturas para revisión del formulario. 4.- Aprobación de Gerencia laboratorio. Supervisor de laboratorio de medioambiente envía e-mail para aprobación de formulario, ya que se debe contar con información de clientes para generar informes según modalidad ETFA 5.- Aprobación Formulario rev.00. 6.- Difusión a los administradores de contrato. 7.- Actualización de cotizaciones Jefe del área comercial informa y refuerza por e-mail sobre la actualización mensual de cotizaciones ETFA tanto para servicios Mas Market como para Contratos, como también se adjunta a los comerciales el archivo v3 de “Notas comerciales”.

Actualización e implementación de procedimiento “Revisión de las solicitudes, cotizaciones y contratos PCE 131/300 -029

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades de la acción 2: 1. Actualización y codificación Formulario ETFA, rev 01: Se incluye en los requerimientos del diseño del formulario “Nombre del proyecto, actividad o fuente (esta información se obtiene de la RCA)”, como también se le asigna una codificación alfanumérica P029G/1S. 2. Actualización PCE 131/300- 029, rev.09: En el punto 5.2 del procedimiento “Revisión de las Solicitudes, Cotizaciones y Contratos” se incluyen temas relacionados con las Cotizaciones con requisitos legales, reglamentarios y otros. 3. Revisión Formulario ETFA/Procedimiento PCE 131/300-029 rev.09: Se envía e-mail a Jefe de Calidad para revisión y aprobación. 4. Actualización de procedimiento: A través de e-mail se informa a jefaturas sobre la actualización del Procedimiento Emisión y Revisión de Cotizaciones y Contratos, PCE 131/300-029, rev.09 y el formulario P029G/1S. 5. Publicación en repositorio documental: El procedimiento se encuentra publicado en el sistema GCDC.

Actualización e implementación del “Formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA ”, P029G/1S rev.02 .

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades de la acción 3: 1. Respecto del Formulario P029G/1S rev.02: • Actualización del Formulario para completar datos del Informe de resultados ETFA P029G/1S: Mediante e-mail se comunica que el formulario P029G/1S debió ser nuevamente modificado, y que debe ser revisado, y si no hubiese comentarios sería de aplicación inmediata. • Publicación de formulario en repositorio documental: Formulario es subido para visualización y aplicación al portal de documentación GCDC • Reforzamiento el uso del formulario P029G/1S: A través de e-mail se refuerza la aplicación del formulario para completar datos del Informe de resultados ETFA al Jefe del área comercial. • Directriz staff comercial: Jefe de calidad a través de e-mail solicita a los comerciales tomar acuso e implementar el formulario P029G/1S rev.02, personal que toma acuso de las directrices 2. Procedimiento PCG 131/017-106 “Emisión de Informes”: • Requerimiento de actualización procedimiento a Gerencias QHSSE: Dado que es un procedimiento corporativo a través de e-mail se solicita a gerencia QHSSE la actualización del documento para incluir información referente a las exigencias de algún organismo fiscalizador. PGC 131/017-106 rev.08. • Nuevo requerimiento de actualización: Se solicita que se incluya en la nueva versión del procedimiento directrices sobre la subcontratación. • Actualización y publicación del procedimiento PCG 131/017- 106 rev.09: Gerencia QHSSE comunica a todas las áreas de calidad de la compañía mediante e-mail los cambios en el procedimiento que responden a exigencias específicas de autoridades fiscalizadoras. • Actualización y publicación del procedimiento PCG 131/017-106 rev.10: Gerencia QHSSE comunica a todas las áreas de calidad de la compañía mediante e-mail nuevos cambios en el procedimiento. • Difusión al personal ETFA-010-03: El área de calidad informa actualización de procedimiento v.10 y señala para visualización y lectura el uso del sistema GCDC.

Actualización e implementación del “Formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA”, P029G/1S rev.03

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades de la acción 4: 1. Formulario P029G/1S rev.03: • Mejoramiento del diseño Formulario para completar datos del Informe de resultados ETFA P029G/1S: El área de calidad mejora el diseño para optimizar el llenado por parte de cliente. • Publicación de formulario en repositorio documental: Formulario es subido para visualización y aplicación al portal de documentación GCDC. • Difusión de la actualización: A través de e-mail se adjunta al Jefe de emisión de informes la nueva actualización del formato P029G/1S rev.03. • Difusión de la actualización: A través de e-mail se adjunta al área comercial la nueva actualización del formato P029G/1S rev.03. • Difusión de la actualización: A través de e-mail se adjunta al área comercial la nueva actualización del formato P029G/1S rev.03. 2. Memorándum 692/2020: • Difusión directriz 692/2020: Gerencia divisional difunde por e-mail memorándum N° 692/2020 a las jefaturas para optimizar procesos de comunicación. Solicita internalizar y distribuir a todos los miembros de sus equipos para aplicación. • Distribución directriz área calidad: Jefe de calidad entrega directriz para aplicación al área de calidad.

Diseño, desarrollo e implementación de No Aplica. procedimiento para la operatividad de la ETFA, PCE 131/300-058, rev.00

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades asociadas al Procedimiento Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, rev. 00: 1. Emisión de procedimiento y revisión: Mediante e-mail se adjunta para revisión de jefaturas la primera versión del procedimiento de operatividad ETFA para dar respuesta a una fiscalización de la ETFA-010-02. 2. Revisión documental: Jefatura ETFA—010-03 entrega observaciones. 3. Revisión documental: Jefatura ETFA—010-01 entrega observaciones. 4. Revisión documental: Jefatura ETFA—010-01 entrega observaciones. 5. Publicación en GCDC: Se sube archivo al sistema documental de la compañía GCDC.

Actualización e implementación del Formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA”, P029G/1 rev.04

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se actualiza Formulario P029G/1 rev.04: Mediante e-mail se adjunta para revisión del área de calidad la actualización del formulario para completar datos del informe de resultados según directrices ETFA, P029G/1 rev.04 para regularizar con todos nuestros clientes la información que deberá declararse en los informes de resultados ETFA. 2. Difusión general: A través de e-mail se informa a los involucrados la actualización y aplicación del formulario P029G/1 rev.04. 3. Se publica en GCDC: Se sube archivo al sistema documental de la compañía GCDC.

Carta poder entregada en oficina de parte de la SMA y mandato especial de Macarena González como representante legal de la Sede CESMEC Iquique

La implementación de la acción considera la entrega de los documentos de la personería del representante legal ETFA 10-03 a la SMA.

Desarrollo de reunión con todas las ETFAS asociadas a CESMEC S.A., y emitir comunicado general sobre trámites asociados a la actualización de información de personas jurídicas en sistema RETFA

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se genera reunión con encargadas de calidad: Vía Teams se genera reunión informativa con las supervisoras de calidad de las ETFA 010-01-ETFA-010-02, ETFA-010-03, ETFA-010-04 y ETFA-010-05 para tomar conocimiento de las desviaciones detectadas por la SMA y acordar recopilar documentación para actualizar el usuario Persona jurídica en sistema REFTA. 2. Declaración ETFA ausencia de conflicto de interés: A través de e-mail se solicita que se envíen actualizadas las declaraciones de ausencia de conflicto de interés de cada representante legal de las ETFAS CESMEC. 3. Declaración ETFA ausencia de conflicto de interés: A través de e-mail se solicita a gerencia QHSSE las declaraciones de ausencia de conflicto de interés de: Patricio Leguía y Jaime Reyes. 4. Se reúne y compila documentación: Se compila la documentación y se prepara documentación para su publicación en sistema REFTA. 5. Publicación en REFTA: Se actualiza en Sistema RETFA los documentos asociados a los Representantes Legales de las ETFAs CESMEC. 6. Aviso de publicación: Mediante e-mail se informa a los representantes legales y supervisoras de calidad de cada ETFA la actualización de la documentación en la Persona jurídica en RETFA CESMEC S.A. 7. Directriz para realizar trámites asociados a la actualización de información de personas jurídicas en sistema RETFA: Se envía Memorándum 738/2021 para coordinar trámites de renovación de autorización de las ETFAs cada cuatro años, asociadas a CESMEC S.A. 8. Directriz para realizar seguimiento: Mediante Memorándum 752/2022 se entregan actividades a desarrollar para evidenciar seguimiento de la acción de actualizar documentación en el sistema REFTA.

Publicar y actualizar en sistema RETFA los mandatos del representante persona jurídica y de los mandatos especiales de cada ETFA asociada a CESMEC S.A.

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se publican y actualizan los mandatos de representantes legales y de los mandatos especiales de cada ETFA asociada a CESMEC S.A. sede Iquique, en sistema RETFA de la SMA. 2. Se cargan los mandatos del Representante Legal y de los mandatos especiales de cada ETFA asociada a CESMEC S.A. sede Iquique, en sistema RETFA de la SMA. 3. Se recopila información de las ETFA asociada a CESMEC S.A. sede Iquique, en sistema RETFA de la SMA. 4. Instrucciones para mantener RETFA actualizado mediante Memorándum N° 752/2022.