Reporte final — PdC F-087-2021 · ETFA 010-03- CESMEC S.A SEDE IQUIQUE

Actualización e implementación del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de información

El presente Reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se realiza reunión vía Teams para revisar y actualizar el procedimiento de manera de reforzar directrices sobre actividades de subcontratación e incluir el sistema de alerta automático, que permitirá dar un aviso oportuno del trámite de renovación de autorización a los IA. 2. Se realiza reunión vía Teams para terminar la actualización del procedimiento y se envía a revisión publica para comentarios. 3. Se envía el procedimiento a revisión de jefaturas. 4. Se oficializa el procedimiento para su aplicación y se informa a jefatura mediante correo electrónico. 5. Se realizan capacitaciones por actualizaciones del Procedimiento PCE 131/300-058 V.01, para dar a conocer las modificaciones al procedimiento de operatividad ETFA. 6. Se actualiza el procedimiento considerando las ultimas resoluciones y observaciones señaladas por la SMA. 7. Se comunica a través de correo que ha sido actualizado el procedimiento para la operatividad de las ETFA’s considerando las últimas disposiciones establecidas en las recientes resoluciones 573, 574 y 575. 8. Se publica el procedimiento en plataforma SharePoint de manera que pueda ser revisado por el personal. 9. Publicación de procedimiento en plataforma de gestión documental el procedimiento para revisión por parte del personal. 10. Se realiza capacitación sobre contenido procedimiento Operatividad ETFA, PCE 131/300-058 v.02 y posterior difusión. 11. Se realiza un registro de capacitación sobre el contenido de la nueva versión del procedimiento PCE 131/300-058. 12. Se realiza grabación de la capacitación, quedando una copia disponible en la Plataforma Streaming Capacitación, en donde el personal tiene la posibilidad de revisar el contenido de manera retroactiva, las veces que se estime necesario.

Contratación de software que permita entregar alertas tempranas de aspectos técnicos y administrativos de la división Alimentos, Aguas y Riles específicamente respecto a autorizaciones de los alcances de la ETFA.

El presente Reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se solicitó al área de soporte informático TI la creación un sistema de alertas internas, mediante el envío de recordatorios de vencimiento de autorizaciones de los inspectores ambientales. Respecto del sistema de los alcances de las autorizaciones de los laboratorios ETFA se informa que se encuentra en etapa de diseño, motivo por el cual se adjuntan minutas de mesa de trabajo del área de calidad y área informática. 2. Se sostienen reuniones vía Teams con área de soporte informático con la finalidad de revisar y diseñar la primera etapa del sistema de alertas de autorizaciones/certificaciones/acreditaciones, y solicitan la información necesaria para cargar en sistema. 3. Se comunica el funcionamiento del mecanismo de alerta de IA al personal de la división. 4. Se envía a jefaturas la matriz de IA, como una actividad complementaria al mecanismo de alerta. 5. Se modifica mecanismo de alerta, para lograr una individualización del sistema de alerta y se genera un nuevo mecanismo utilizando la herramienta Power Automate. 6. Se genera instructivo para conocer la funcionalidad del nuevo sistema de alerta y entrega a los supervisores del área. 7. A través de correo se solicita al área de soporte detener el envío de alertas a los IA, quedando deshabilitado el sistema. 8. Se activa el mecanismo de alerta, lo que se traduce en que los inspectores ambientales comienzan a recibir correos de aviso

Reforzamiento del programa de capacitación divisional con actividades específicas de la ETFA e Inspectores ambientales

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Detección de necesidades de capacitación. 2. Se realiza plan de capacitaciones divisional. 3. Por parte de la gerencia, se registra la detección de necesidades de capacitación. 4. Se elabora programa actualizado de productos internos. 5. Se realizan actividades de capacitación y se realiza grabación de las mismas.

Actualización e implementación del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de firmas y carga de documentos en sistema RETFA.

El Reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Se modifica el procedimiento ya establecido para incluir el Sistema de Control de la Información y control de firmas. 2. El procedimiento actualizado de operatividad ETFA PCE 131/300-058 es visado por área. 3. Se envía correo electrónico con el procedimiento actualizado. 4. Se realizan actividades de capacitación y difusión. 5. Publicación del procedimiento en Sistema GCDC.

“Contratación de software que permita entregar alertas tempranas de aspectos técnicos y administrativos de la división Alimentos, Aguas y Riles específicamente respecto a la vigencia de los poderes de representación de quienes estén a cargo de la firma de declaraciones juradas.

El Reporte contiene la ejecución de las siguientes actividades: a. correo Seguimiento Vigencia Poderes con fecha 28-11-2022. b. correo respuesta del área legal a las recientes actualizaciones. c. impresión de la página web del sistema RETFA de la SMA, actualizando la vigencia de poderes e inscripción. Asimismo, contiene la información reportada en Reporte de Avance y de Inicio.

Reforzamiento del programa de capacitación divisional con actividades específicas de la ETFA e Inspectores ambientales.

El presente reporte contempla la ejecución de las siguientes actividades: 1. Detección de necesidades de capacitación. 2. Se realiza plan de capacitaciones divisional. 3. Por parte de la gerencia, se registra la detección de necesidades de capacitación. 4. Se elabora programa actualizado de productos internos. 5. Se realiza capacitación y se realiza grabación de las mismas.