Reporte avance — PdC F-083-2021 · ETFA 010-01- CESMEC S.A SEDE SANTIAGO

Actualización e implementación del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de información.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°7, según el cronograma del presente PdC, la acción a la fecha del presente reporte de avance se informa respecto a la actualización del procedimiento de operatividad de la ETFA, el que tiene fecha de emisión del 22 de agosto (denominado PCE-131/300-058). En este contexto, en el presente periodo, se realizó la comunicación interna de CESMEC en relación con el procedimiento actualizado y la captura de pantalla del documento en Sharepoint del laboratorio. Asimismo, se ha ejecutado una capacitación con fecha del 06 de octubre, en donde se abordó el procedimiento, mediante una presentación (PPT) y registro de la actividad.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada

De acuerdo con lo señalado en la forma de implementación de la acción N°8 en el PdC, se adquirió la licencia de la aplicación “Power Automate” de Microsoft, la cual es parte del conjunto de aplicaciones Office 365 E3 (se adjunta comprobante de suscripción a licencia Office). Esta herramienta permite integrar y sincronizar análisis de datos y aplicaciones de forma automatizada, crear flujos de trabajo, crear recordatorios y automatizar procesos. De esta manera, es utilizada con el fin de prever y anticipar el vencimiento de la vigencia de un Inspector Ambiental (IA) con al menos 8 meses de anticipación. Por otro lado, se da cuenta de implementación del registro de firma electrónica avanzada de los inspectore ambientales, a través de los correos de aprobación de las solicitudes de firma electrónica avanzada. Actualmente la aplicación, y el sistema de firma electrónica avanzada se encuentran operando de manera normal.

Contratación de personal para el cargo de jefe de calidad.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°9, se llevó a cabo el proceso de contratación de personal para el cargo de Jefe de Calidad el cual concluyó con el envío de una “Carta oferta” el día 21 de febrero de 2022, para posteriormente pasar la contratación a plazo fijo (adjunto contrato) el día 16 de marzo de 2022. En la misma línea, el día 16 de junio del mismo año, se firmó la renovación por un plazo “indefinido” (se adjunta anexo de contrato). Dado que la acción inicia el 08 de octubre de 2022, se presentan como medios de verificación los correos electrónicos de envío de la “Carta oferta”, el contrato a plazo fijo y el anexo para pasar a indefinido. Lo anterior relativo al puesto de Jefe de Calidad.

Implementación del plan de capacitación sobre obligaciones de la SMA para funcionarios.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°10, los medios de verificación adjuntos en el presente reporte de avance dan cuenta de las actividades relacionadas a la ejecución de la acción. Al respecto de lo anterior, se puede informar que durante el periodo se llevaron a cabo actividades de capacitación sobre las obligaciones de la SMA, que se encuentran en directa relación con las actividades de Cesmec. Estas capacitaciones están elaboradas para difusión entre los funcionarios de la empresa tal como lo señala los registros de asistencia, difusión y documentación de apoyo adjuntos.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de firmas y carga de documentos en sistema RETFA.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°14, se actualizó el procedimiento de operatividad ETFA, previamente establecido, incluyendo un sistema de control de información y de firmas. Junto con dicho procedimiento, para el presente reporte de avance se adjuntan cómo medios de verificación los documentos que dan cuenta de la difusión del procedimiento, correo electrónico que informa de la actualización del procedimiento, carga en la nube del procedimiento, entre otros verificadores. Además, se adjunta un registro de capacitación y la PPT utilizada en las actividades de difusión.

Contratación e implementación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°15, según el cronograma del presente PdC, la acción a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución y con la correcta implementación de los sistemas de alerta de seguimiento de vigencia de las autorizaciones de inspectores ambientales y firma electrónica avanzada. Ambos sistemas actualmente se encuentran operativos, tal como se puede verificar con los anexos adjuntos. Mediante los medios de verificación se puede comprobar que la funcionalidad y contenidos de la Matriz de Inspectores ambientales, que a su vez alimenta el Sistema de Alertas, con los datos necesarios para advertir las fechas de caducidad de las autorizaciones de los inspectores ambientales registrados. De esta manera, el Sistema de Alertas en forma automatizada genera correos electrónicos que advierten a los inspectores ambientales de la proximidad de la fecha de caducidad, y estos mensajes se envían hasta el inspector ingresa el comprobante de renovación de su autorización. Por otro lado, se da cuenta de implementación del registro de firma electrónica avanzada de los inspectores ambientales, a través de los correos de aprobación de las solicitudes de firma electrónica avanzada. Los antecedentes presentados permiten verificar la correcta implementación de la acción.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de registros de empresas subcontratadas.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°18, se actualizó el procedimiento de operatividad de la ETFA, previamente establecido, incluyendo un sistema de control de empresas subcontratadas. Junto con dicho procedimiento, para el presente reporte de avance se adjuntan cómo medios de verificación los documentos que dan cuenta de la difusión del procedimiento, correo electrónico que informa de la actualización del procedimiento, carga en la nube del procedimiento, entre otros verificadores. Además, se adjunta un registro de capacitación y la PPT utilizada en las actividades de difusión, así como registro de subcontratos generado por sistema LIMS.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de inspectores ambientales.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°23, según el cronograma del presente PdC, en el presente reporte se informe del avance respecto a la actualización del procedimiento de operatividad de la ETFA, el que tiene fecha de emisión del 22 de agosto (denominado PCE-131/300-058) y que contiene lo referido a la optimización del control hacia los Inspectores Ambientales. En este contexto, en el presente periodo, se realizó la comunicación interna de CESMEC en relación con el procedimiento actualizado y la captura de pantalla del documento en Sharepoint del laboratorio. Asimismo, se ha ejecutado una capacitación con fecha del 06 de octubre, en donde se abordó el procedimiento, mediante una presentación (PPT) y registro de la actividad.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°24 a la fecha del presente reporte de avance N°2, se encuentra en ejecución y con la medida en implementación de los sistemas de alerta de seguimiento de vigencia de las autorizaciones de inspectores ambientales y firma electrónica avanzada. Ambos sistemas actualmente se encuentran operativos, tal como se puede verificar en los medios de verificación adjuntos. En los archivos se evidencia la funcionalidad y contenidos de la Matriz de Inspectores ambientales, que a su vez alimenta el Sistema de Alertas, con los datos que permiten generar las alertas de las fechas de caducidad de las autorizaciones de los inspectores ambientales registrados. De esta manera, el Sistema de Alertas en forma automatizada emite correos electrónicos que advierten a los inspectores ambientales la fecha de caducidad con al menos 8 meses de anticipación. Una vez que quedan menos de 45 días para el plazo de renovación, los mensajes se envían con frecuencia semanal hasta que el inspector ingrese el comprobante de renovación de su autorización. Finalmente, se da cuenta de la implementación del registro de firma electrónica avanzada de los inspectores ambientales, a través de los correos de aprobación de las solicitudes de firma electrónica avanzada adjuntos.

Actualización del procedimiento de Gestión del cambio PCE 131/300-048, para optimización del análisis cuando se produzcan cambios relevantes.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°25 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución, por lo que la presente minuta da cuenta de las actividades realizadas en el marco de la actualización Procedimiento de Gestión del cambio PCE 131/300-048, realizada en agosto de 2022. Además, se especifican las modificaciones realizadas, así como, por otro lado, se adjuntan los medios de verificación que dan cuenta de la difusión de los cambios realizados y el registro de entrenamiento de los participantes que fueron capacitados en el procedimiento actualizado, el día 31 de agosto de 2022. Por último, se complementa la presente minuta con un ejemplo de aplicación del Procedimiento de Gestión del Cambio a través de la solicitud de modificaciones al sistema Lims, lo cual da cuenta de la implementación del procedimiento.

Reforzamiento del programa de capacitación divisional con actividades específicas de la ETFA e Inspectores ambientales.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°26 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución. Al respecto, se puede indicar que durante el periodo a reportar se ha realizado una campaña de identificación de necesidades de capacitación mediante encuestas y participación a las distintas divisiones de Santiago, Iquique y Concepción de la compañía. A partir de estas encuestas, se logró levantar la información necesaria para la actualización del programa de capacitación para el segundo semestre del 2022. Este programa ha sido difundido a las jefaturas de las distintas divisiones y actualmente se encuentra en implementación. A la fecha se han realizado 2 capacitaciones vía Streaming consideradas en el programa, asociadas al “Procedimiento de Fiscalización y Sancionatorio de la SMA” y “Acreditación de entidades Técnicas de Fiscalización Ambiental y Operatividad ETFAS - PCE-131-300-058”. Respecto de lo anterior, se adjuntan los materiales de apoyo de estas capacitaciones, los respectivos registros de asistencia, así como otros medios de verificación que evidencian la implementación del programa.

Reforzar el programa de Ensayos de Aptitud del laboratorio ETFA-010-01.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°27 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución, por lo que se llevó a cabo el proceso de cotización y ejecución de rondas de distintos parámetros de alcances de la SMA, con el objetivo de actualizar los Programas de Aseguramiento Externo de la LE076 y LE077. Algunos de los parámetros considerados en las rondas realizadas corresponden a Agua Potable, Metales Pesados en Agua, Nitritos y Fluor en Aguas, entre otros. Se concluyó el proceso con la ejecución completa de rondas para el caso de la LE076, con resultados satisfactorios. Mientras que para el caso de la LE077 quedan algunas rondas pendientes de realizar. Al respecto se adjuntan los medios de verificación que corroboran la implementación de la acción, tales como cotizaciones, órdenes de compra, informes de resultados de ensayos de aptitud de los distintos parámetros evaluados, así como también los resúmenes de participación de proveedores externos involucrados en el proceso.

Registro de actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a Instrumentos de Carácter Ambiental.

Conforme lo indicado en el PdC, para el primer reporte de avance (agosto de 2022) en cuya ocasión se informó el registro de las actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a instrumentos de Carácter Ambiental (ICA), dando cuenta de las acciones ejecutadas. El registro mencionado es actualizado en esta oportunidad, en el marco del segundo reporte de avance (se adjunta planilla Excel con el detalle de las acciones realizadas) y considera todas las actividades indicadas en el PdC, correspondientes al periodo agosto-septiembre de 2022, las cuales suman un total de 650 registros.

Informar a la Superintendencia del Medio Ambiente, los reportes y medios de verificación que acrediten la ejecución de las acciones comprometidas en el PDC a través de los sistemas digitales que la SMA disponga al efecto para implementar el SPDC.

Conforme lo indicado en el PDC, el día 11 de julio de 2022, se hizo entrega de los reportes y medios de verificación, en forma virtual (vía correo electrónico) través de la oficina de partes de la Superintendencia del Medio Ambiente (SMA). Posteriormente, el día 08 de julio de 2022 se llevó a cabo el envío del Reporte de Avance N°1 junto con sus respectivos Medios de Verificación. Respecto al reporte inicial, se adjuntan cómo medios de verificación el correo de envío del Reporte Inicial (enviado mediante Oficina de partes de la SMA) y la carta conductora que acompañó la entrega del reporte en dicha ocasión, el comprobante de envío una vez se pudo concretar la carga en el sistema SPDC. En cuanto al Reporte de Avance N°1, se adjunta el comprobante de envío correspondiente descargado desde el SPDC.