Reporte final — PdC F-083-2021 · ETFA 010-01- CESMEC S.A SEDE SANTIAGO

Desarrollo de asesoría Legal y técnica en temáticas asociadas a cumplimiento normativo SMA.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°6, se da cuenta de la ejecución de una capacitación por parte de Ecos Chile dirigida al equipo de profesionales de CESMEC S.A. y sus principales colaboradores, con el objetivo de orientar a la empresa en el marco referente al proceso Sancionatorio y de la normativa dictada por la SMA. Cabe señalar que la presente acción se encuentra ejecutada, en conformidad con lo informado en el reporte de avance 1, donde además se indicó que la acción se encuentra en estado de Finalizada. Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción, en conjunto con el registro de gastos incurridos para la misma. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación y la factura asociada a la misma.

Actualización e implementación del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de información.

En el contexto de la finalización del PDC, se da cuenta en el presente documento de las actividades ejecutadas en el marco de la acción 7, la que tiene por objeto la implementación del procedimiento de operatividad de la ETFA actualizado el cual tiene fecha de emisión del 22 de agosto del 2022 (denominado PCE-131/300-058). En este contexto, es pertinente señalar que la actividad de la actualización ya se encontraba ejecutada previo al inicio estipulado en el PDC (22 de agosto v/s 08 de septiembre de 2022), por lo que durante la ejecución del PDC se llevó a cabo su implementación no detectando requerimiento de modificaciones al documento. Considerando lo anterior, en los reportes de avance 2 y 3, se da cuenta de las actividades asociadas a las comunicaciones ejecutadas en el marco de la sociabilización del procedimiento objeto de la presente acción, dentro de las distintas áreas de Cesmec, compartiendo la información mediante Sharepoint y publicando la misma en la plataforma interna denominada “GCDC”. En el caso del reporte del avance 4, se informa que no han existido nuevos requerimientos para el procedimiento, siendo este ejecutado sin mayores contratiempos. En conclusión, el procedimiento de operatividad se encuentra actualizado e implementado, en conformidad con lo señalado en el presente PDC, dando por finalizada la presente acción al 17 de febrero de 2023.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada

De acuerdo con lo señalado en la forma de implementación de la acción N°8 en el PdC, se adquirió la licencia de la aplicación “Power Automate” de Microsoft, la cual es parte del conjunto de aplicaciones Office 365 E3. Mientras que el sistema de firma electrónica avanzada se encuentra operando de manera parcial debido a observaciones presentadas con el posicionamiento de la firma al final de la página Esta situación informática está siendo abordada en la actualidad para ser subsanada en el corto plazo, una prueba de ello son las gestiones realizadas con la SMA para determinar la ubicación final de información dentro de los documentos (ver correo enviado a [email protected]). Para este reporte, correspondiente al reporte final del PdC se da cuenta de las implementaciones realizadas para esta acción, en conjunto con el estado actual de las medidas y el registro de gastos incurridos en la misma.

Contratación de personal para el cargo de jefe de calidad.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N° 9, se llevó a cabo el proceso de contratación de personal para el cargo de Jefe de Calidad el cual concluyó con el envío de una “Carta oferta” el día 21 de febrero de 2022, para posteriormente pasar la contratación a plazo fijo el día 16 de marzo de 2022. En la misma línea, el día 16 de junio del mismo año, se firmó la renovación por un plazo “indefinido” (tal como se informó en el reporte de avance 3). Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción, reservando la privacidad de la profesional contratada en cuanto a su sueldo, pero entendiendo que su contratación ha estado vigente en toda la duración del presente PDC. En este sentido, la acción en este reporte final se encuentra “Finalizada”.

Implementación del plan de capacitación sobre obligaciones de la SMA para funcionarios.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°10, se ha ejecutado el Plan de Capacitación considerando para ello los medios de verificación presentados en los reportes de avance informados durante la ejecución del PDC. El plan de capacitación está orientado al equipo de profesionales de CESMEC sobre obligaciones de la SMA para funcionarios, durante el periodo de Agosto a Octubre de 2022, contemplando levantamiento de información de los requerimientos internos de la empresa, actividades de difusión y capacitación. Además, en el reporte de avance 4, se agregó el plan de formación para el periodo 2023 y detección de necesidades del periodo 2023. Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción. En este sentido se indican los antecedentes del plan de capacitación ejecutado y los costos asociados a esta acción.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de firmas y carga de documentos en sistema RETFA.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°14, el procedimiento de operatividad ETFA se encuentra actualizado e implementado, cumpliendo así con el indicador de cumplimiento de la presente acción. Se incluye también el sistema de control de información y de firmas, conforme se señaló en los reportes de avances durante la ejecución del presente PDC. Cabe señalar que, una vez implementado el procedimiento, no se han presentado oportunidades de mejora. Por lo anterior para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción, en conjunto con el registro de gastos incurridos para la misma, los que corresponden a las horas de trabajo internas destinadas por el equipo Cesmec. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación y el registro de horas trabajadas asociada a la misma.

Contratación e implementación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°15, según lo indicado en el PdC, la acción contempla la implementación de un sistema de alertas de caducidad de la autorización de los inspectores ambientales en conjunto con un sistema de firma electrónica avanzada. En este contexto durante la ejecución del PDC, se implementó el sistema de alerta mediante la aplicación “Power Automate” de Microsoft, la cual es parte del conjunto de aplicaciones Office 365 E3. Mientras que el sistema de firma electrónica avanzada se encuentra en implementación, debido a observaciones presentadas por Cesmec al proveedor, en relación con el posicionamiento de la firma al final de la página. Esta situación informática está siendo abordada en la actualidad para ser subsanada en el corto plazo, una prueba de ello son las gestiones realizadas con la SMA para determinar la ubicación final de información dentro de los documentos (ver correo enviado a [email protected]). Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esta acción, en conjunto con el registro de gastos incurridos para la misma. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación y la factura asociada a la misma.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de registros de empresas subcontratadas.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°18, se debe informar respecto a las medidas implementación del procedimiento de operatividad de la ETFA actualizado el cual tiene fecha de emisión del 22 de agosto del 2022 (denominado PCE-131/300-058), cuya modificación se realizó en el acápite 5.3 referida al área de subcontratos. Entre las medidas implementadas se contemplaron capacitaciones de la modificación del procedimiento y difusión del material audiovisual en plataformas internas de CESMEC (CGDC y Plataforma Streaming Capacitación). Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación, comprobantes de difusión y presentaciones utilizadas en la capacitación. En cuanto a los costos de la presente acción se informa que estos fueron absorbidos por las áreas de Cesmec, por lo que no se registran gastos con externos a la ETFA.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de inspectores ambientales.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°23, se da cuenta de la ejecución de la difusión y capacitación de la modificación al acápite 5.4 del procedimiento de operatividad de la ETFA la cual correspondió en la implementación de una matriz de inspectores ambientales en conjunto con un sistema de alertas de caducidad de la vigencia de autorización. Cabe mencionar que la acción se encuentra ejecutada en conformidad con lo indicado en el reporte de avance 2, indicando que la acción se encuentra en estado finalizada. Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esa acción. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación, comprobantes de difusión y presentaciones utilizadas en la capacitación. En cuanto a los costos de la presente acción se informa que estos fueron absorbidos por las áreas de Cesmec, por lo que no se registran gastos con externos a la ETFA.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°24, da cuenta de la ejecución e implementación de los sistemas de alerta de seguimiento de vigencia de las autorizaciones de inspectores ambientales y firma electrónica avanzada. En este contexto durante la ejecución del PDC, se implementó el sistema de alerta mediante la aplicación “Power Automate” de Microsoft, la cual es parte del conjunto de aplicaciones Office 365 E3. Mientras que el sistema de firma electrónica avanzada se encuentra en implementación, debido a observaciones presentadas por Cesmec al proveedor, en relación con el posicionamiento de la firma al final de la página. Todo lo anterior, ha sido debidamente informado en los reportes anteriores. Para el presente reporte, correspondiente al reporte final del PdC, se da cuenta de las actividades ejecutadas para esta acción, en conjunto con el registro de gastos incurridos para la misma. En este sentido se indican los antecedentes de la capacitación y la factura asociada a la misma.

Actualización del procedimiento de Gestión del cambio PCE 131/300-048, para optimización del análisis cuando se produzcan cambios relevantes.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°25, se ha realizado la actualización del procedimiento de gestión del cambio PCE 131/300-048, actualizado el 22 de agosto de 2022, el cual requirió medidas de capacitación y difusión considerando para ello los medios de verificación presentados en el reporte de avance n°2 del presente PDC. No presentando modificaciones en las actividades a reportar en las entregas de avances posteriores. De esta manera se efectúa lo señalado en el indicador de cumplimiento que señala la entrega del registro y su reporte ante la SMA. En el caso de los costos asociados a la presente acción, se debe comentar que estos corresponden a costos internos del área de medio ambiente, siendo la actualización de este registro una de las tareas propias del área.

Reforzamiento del programa de capacitación divisional con actividades específicas de la ETFA e Inspectores ambientales.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°26, se ha ejecutado el Plan de Capacitación considerando para ello los medios de verificación presentados en el reporte de avance previos al reporte final. Se agrega una actividad de capacitación adicional al programa realizada en el año 2022, como lo es boletín y emisión de certificados de los cursos implementados en el plan de capacitación. Se plantea además un plan de formación para el periodo 2023 y detección de necesidades del periodo 2023 y se realizó la primera capacitación del año. Para este reporte, correspondiente al reporte final del PdC se da cuenta de las implementaciones realizadas para esta acción, en conjunto con el estado actual de las medidas.

Reforzar el programa de Ensayos de Aptitud del laboratorio ETFA-010-01.

En contexto de la finalización del presente PDC, se da cuenta de las actividades realizadas en el marco de la acción N°27, la que tiene por objetivo reforzar el procedimiento del programa de aseguramiento externo de la LE076 y LE077. En definitiva, durante la ejecución del PDC, se informó del proceso de ejecución satisfactorias de 17 rondas para el caso de la LE076, mientras que la LE077 realizó 18 rondas satisfactorias, los que fueron acreditados en los reportes de avance 2 y 3, realizándose de manera complementaria capacitaciones de la actualización del programa. Dado lo anterior en el reporte N°4 se da cuenta del acuerdo entre Cesmec y el proveedor de ensayos de aptitudes, donde se compra con periodicidad anual. Se adjunta evidencia de la primera ronda en ser despachada (FAPAS), la cual indicia el 15/02/2023 y está en tránsito al laboratorio. En conclusión, el procedimiento se encuentra actualizado, dando cumplimiento en conformidad a lo señalado en el presente PDC, dando por finalizada la acción al 17 de febrero de 2023

Registro de actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a Instrumentos de Carácter Ambiental.

Conforme lo indicado en el PdC, para el primer reporte de avance (agosto de 2022) se informó el registro de las actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a instrumentos de Carácter Ambiental (ICA), dando cuenta de las acciones ejecutadas correspondientes a la acción 28. En los reportes posteriores se informó acerca de los registros actualizados correspondientes a cada periodo. De esta manera se efectúa lo señalado en el indicador de cumplimiento que señala la entrega del registro y su reporte ante la SMA. En el caso de los costos asociados a la presente acción, se debe comentar que estos corresponden a costos internos del área de medio ambiente, siendo la actualización de este registro una de las tareas propias del área.

Informar a la Superintendencia del Medio Ambiente, los reportes y medios de verificación que acrediten la ejecución de las acciones comprometidas en el PDC a través de los sistemas digitales que la SMA disponga al efecto para implementar el SPDC.

En el contexto de la finalización del PDC, se da cuenta en el presente documento de las actividades ejecutadas en el marco de la acción 29, la que tiene por objeto realizar los reportes del PDC en los sistemas que la SMA tiene dispuestos para ello. En este contexto, se indica que, para el reporte inicial, este fue ingresado mediante oficina de partes debido a problemas administrativos en la activación de usuarios y registros en los sistemas de la SMA (activándose así la acción alternativa n°30 del PDC, la que fue ejecutada en conformidad con lo señalado en la descripción de la acción). Para el caso de los reportes de avance 1 al 4, no se registraron incidencias o impedimentos a reportar, por lo que la carga se realizó forma y plazo para estos reportes de avance.

Entrega de los reportes y medios de verificación a través de oficina de partes de la SMA.

En el caso de esta acción alternativa, que da cuenta de impedimentos asociados a la reportabilidad del PDC en las plataformas de la SMA, se debe concluir que el reporte inicial del PDC no pudo ser cargado a la plataforma de SPDC, debido a problemas administrativos en la activación de usuarios y registros en los sistemas de la SMA. Considerando lo anterior, el reporte inicial fue informado a la SMA mediante el correo electrónico de la oficina de partes de la SMA. En este contexto durante toda la vigencia de este PDC, los medios de verificación asociados al impedimento y la ejecución de esta acción alternativa, fueron adjuntados en la acción 29 del PDC.