Reporte avance — PdC F-083-2021 · ETFA 010-01- CESMEC S.A SEDE SANTIAGO

Actualización e implementación del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de información.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°7, según el cronograma del presente PdC, la acción a la fecha del presente reporte de avance informa respecto a la actualización del procedimiento de operatividad de la ETFA el cual tiene fecha de emisión del 22 de agosto del 2022 (denominado PCE-131/300-058). En este contexto, en el presente periodo (octubre y noviembre 2022), se realizó la publicación del procedimiento en la plataforma GCDC y una capacitación con fecha del 06 de octubre, en donde se abordó el procedimiento, mediante una presentación (PPT) y registro de la actividad (cuyos medios de verificación fueron informados en el reporte de avance 2). En razón de lo anterior, para el presente reporte de avance, se adjunta un registro del historial de actividades asociadas a la presente acción.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada

De acuerdo con lo señalado en la forma de implementación de la acción N°8 en el PdC, se adquirió la licencia de la aplicación “Power Automate” de Microsoft, la cual es parte del conjunto de aplicaciones Office 365 E3. Esta herramienta permite integrar y sincronizar análisis de datos y aplicaciones de forma automatizada, crear flujos de trabajo, recordatorios y automatizar procesos. De esta manera, es utilizada con el fin de prever y anticipar el vencimiento de la vigencia de un Inspector Ambiental (IA) con al menos 8 meses de anticipación. Por otro lado, se da cuenta de implementación del registro de firma electrónica avanzada de los inspectores ambientales, a través de los correos de aprobación de las solicitudes de firma electrónica avanzada. Actualmente la aplicación, y el sistema de firma electrónica avanzada se encuentran operando de manera normal. Cabe destacar que para el presente período de reporte (octubre y noviembre), no se han efectuado alertas dada la vigencia de autorizaciones de los inspectores ambientales.

Contratación de personal para el cargo de jefe de calidad.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N° 9, se llevó a cabo el proceso de contratación de personal para el cargo de Jefe de Calidad el cual concluyó con el envío de una “Carta oferta” el día 21 de febrero de 2022, para posteriormente pasar la contratación a plazo fijo (disponible en verificador 03. Contrato de trabajo) el día 16 de marzo de 2022. En la misma línea, el día 16 de junio del mismo año, se firmó la renovación por un plazo “indefinido” (se adjunta anexo en verificador 04. Anexo contrato-renovación indefinido). Dado que la acción inicia el 08 de octubre de 2022, se presentan como medios de verificación los correos electrónicos de envío de la “Carta oferta”, el contrato a plazo fijo y el anexo para pasar a modalidad indefinida. Lo anterior relativo al puesto de Jefe de Calidad.

Implementación del plan de capacitación sobre obligaciones de la SMA para funcionarios.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°10, los medios de verificación adjuntos en el presente reporte de avance dan cuenta de las actividades relacionadas a la ejecución de la acción. Durante el presente periodo de reporte, se adjunta el plan y programa de capacitaciones, junto con el programa de formación actualizado a diciembre de 2022 así como los diplomas y certificados de las capacitaciones realizadas a raíz de esta actualización. Adicionalmente, se presentan los boletines informativos por parte del Departamento de Calidad.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de controles de firmas y carga de documentos en sistema RETFA.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°14, el procedimiento de operatividad ETFA se encuentra actualizado a la fecha del presente reporte, incluyendo un sistema de control de información y de firmas. El procedimiento actualizado junto con los medios de verificación que acreditan la difusión y capacitación del mismo fue adjuntado en el reporte de avance 2. Para el presente periodo el procedimiento se encuentra implementado y no se han detectado falencias que ameriten una nueva revisión y/o mejora de este.

Contratación e implementación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°15, según el cronograma del presente PdC, la acción a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución y con la correcta implementación de los sistemas de alerta de seguimiento de vigencia de las autorizaciones de inspectores ambientales y firma electrónica avanzada. Ambos sistemas actualmente se encuentran operativos, tal como se puede verificar con los verificadores adjuntos. Mediante los medios de verificación se puede comprobar que la funcionalidad y contenidos de la Matriz de Inspectores ambientales, que a su vez alimenta el Sistema de Alertas, con los datos necesarios para advertir las fechas de caducidad de las autorizaciones de los inspectores ambientales registrados. De esta manera, el Sistema de Alertas en forma automatizada genera correos electrónicos que advierten a los inspectores ambientales de la proximidad de la fecha de caducidad, y estos mensajes se envían hasta el inspector ingresa el comprobante de renovación de su autorización. Por otro lado, se da cuenta de implementación del registro de firma electrónica avanzada de los inspectores ambientales, a través de los correos de aprobación de las solicitudes de firma electrónica avanzada. Actualmente la aplicación, y el sistema de firma electrónica avanzada se encuentran operando de manera normal. Cabe destacar que para el presente período de reporte (octubre y noviembre), no se han efectuado alertas dada la vigencia de autorizaciones de los inspectores ambientales.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de registros de empresas subcontratadas.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°18, según el cronograma del presente PdC, la acción a la fecha del presente reporte de avance informa respecto a la actualización del procedimiento de operatividad de la ETFA el cual tiene fecha de emisión del 22 de agosto del 2022 (denominado PCE-131/300-058). En este contexto, en el presente periodo (octubre y noviembre 2022), se realizó la publicación del procedimiento en la plataforma GCDC y una capacitación con fecha del 06 de octubre, en donde se abordó el procedimiento, mediante una presentación (PPT) y registro de la actividad (cuyos medios de verificación fueron informados en el reporte de avance 2). En razón de lo anterior, para el presente reporte de avance, se adjunta un reporte que describe el historial de actividades asociadas a la presente acción.

Actualización del procedimiento de Operatividad ETFA, PCE 131/300-058, para optimización de control de inspectores ambientales.

De acuerdo con lo comprometido en la acción N°23, según el cronograma del presente PdC, en el presente reporte se informe del avance respecto a la actualización del procedimiento de operatividad de la ETFA, el que tiene fecha de emisión del 22 de agosto (denominado PCE-131/300-058) y que contiene lo referido a la optimización del control hacia los Inspectores Ambientales. En este contexto, en el presente periodo, no se han realizado nuevas actividades para reportar.

Contratación de software que permita entregar las alertas tempranas y automáticas, e implementación de firma digital avanzada.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°24 a la fecha del presente reporte de avance N°3, se encuentra en ejecución y con la medida en implementación de los sistemas de alerta de seguimiento de vigencia de las autorizaciones de inspectores ambientales y firma electrónica avanzada mediante Microsoft Power Automate. Ambos sistemas actualmente se encuentran operativos, tal como se puede verificar en los medios de verificación adjuntos. En los archivos se evidencia la funcionalidad y contenidos de la Matriz de Inspectores ambientales, que a su vez alimenta el Sistema de Alertas, con los datos que permiten generar las alertas de las fechas de caducidad de las autorizaciones de los inspectores ambientales registrados. De esta manera, el Sistema de Alertas en forma automatizada emite correos electrónicos que advierten a los inspectores ambientales la fecha de caducidad con al menos 8 meses de anticipación. Una vez que quedan menos de 45 días para el plazo de renovación, los mensajes se envían con frecuencia semanal hasta que el inspector ingrese el comprobante de renovación de su autorización. Actualmente la aplicación, y el sistema de firma electrónica avanzada se encuentran operando de manera normal. Cabe destacar que para el presente período de reporte (octubre y noviembre), no se han efectuado alertas dada la vigencia de autorizaciones de los inspectores ambientales.

Actualización del procedimiento de Gestión del cambio PCE 131/300-048, para optimización del análisis cuando se produzcan cambios relevantes.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°25 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución, por lo que la presente minuta da cuenta de las actividades realizadas en el marco de la actualización Procedimiento de Gestión del cambio PCE 131/300-048 el cual fue actualizado en agosto de 2022 y adjuntado en reporte de avance 2. Para el presente reporte de avance 3 que da cuenta de las actividades realizadas durante los meses de octubre y noviembre, no se han identificado falencias en la implementación del procedimiento actualizado, por esta razón no se han realizado nuevas actividades para reportar en el presente periodo.

Reforzamiento del programa de capacitación divisional con actividades específicas de la ETFA e Inspectores ambientales.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°26 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución. Al respecto, se puede indicar que ya se ha realizado una campaña para la identificación de necesidades de capacitación mediante encuestas y participación a las distintas divisiones de Santiago, Iquique y Concepción de la compañía. A partir de estas encuestas, se levantó la información necesaria para la actualización del programa de capacitación para el segundo semestre del 2022. Este programa fue difundido a las jefaturas de las distintas divisiones y actualmente se encuentra en implementación. Durante el presente periodo se adjunta el plan y programa de capacitaciones, junto con el programa de formación actualizado a diciembre de 2022 así como los diplomas y certificados de las capacitaciones realizadas a raíz de esta actualización. Adicionalmente, se presentan los boletines informativos por parte del Departamento de Calidad.

Reforzar el programa de Ensayos de Aptitud del laboratorio ETFA-010-01.

Según el cronograma del presente PdC, la acción N°27 a la fecha del presente reporte se encuentra en ejecución. Para llevar a cabo esta acción, se comenzó con el proceso de cotización y ejecución de rondas de distintos parámetros de alcances de la SMA, que tuvo por objetivo actualizar los Programas de Aseguramiento Externo de la LE076 y LE077. Algunos de los parámetros considerados en las rondas realizadas corresponden a Agua Potable, Metales Pesados en Agua, Nitritos y Fluor en Aguas, entre otros. El proceso concluyó con la ejecución completa de rondas para el caso de la LE076, con resultados satisfactorios, todo lo anterior adjunto en reporte de avance N°2. Para el caso de la LE077 para el presente periodo se completaron las rondas pendientes de realizar con resultados satisfactorios. Adicionalmente, el día 22 de noviembre 2022, se realizó la capacitación “Nueva herramienta aseguramiento de Calidad Interno y Externo” donde participaron 22 profesionales. El objetivo principal de esta capacitación fue dar a conocer el uso de la aplicación además de las funcionalidades que esta presentará para la gestión de las actividades de aseguramiento de la calidad de los resultados. Al respecto se adjuntan los medios de verificación que corroboran la implementación de la acción, tales como cotizaciones, órdenes de compra, informes de resultados de ensayos de aptitud de los distintos parámetros evaluados, así como también los resúmenes de participación de proveedores externos involucrados en el proceso.

Registro de actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a Instrumentos de Carácter Ambiental.

Conforme lo indicado en el PdC, para el primer reporte de avance (agosto de 2022) se informó el registro de las actividades de monitoreo, medición y análisis de regulados afectos a instrumentos de Carácter Ambiental (ICA), dando cuenta de las acciones ejecutadas. El registro mencionado es actualizado en esta oportunidad, en el marco del tercer reporte de avance (se adjunta planilla Excel con el detalle de las acciones realizadas en verificador “02. Listado de Informes ETFA octubre y noviembre de 2022) y considera todas las actividades indicadas en el PdC, correspondientes al periodo octubre y noviembre del 2022, las cuales suman un total de 276 registros.

Informar a la Superintendencia del Medio Ambiente, los reportes y medios de verificación que acrediten la ejecución de las acciones comprometidas en el PDC a través de los sistemas digitales que la SMA disponga al efecto para implementar el SPDC.

Para el presente período a informar, se da cuenta de los comprobantes de remisión para los reportes anteriores, siendo estos: el reporte inicial, reporte de avance 1 y reporte de avance 2. Es pertinente señalar que en el caso del reporte de avance 2, este fue ingresado sin contratiempos en la plataforma del SPDC (SMA), por lo que no se activó la acción alternativa (N°30) que obliga al envío de la información de mediante oficina de partes.